Időnk helyes beosztásának rituálévá kell válnia. Nem elég következetes egy egyszerű lista vagy egy homályos elképzelés a fontossági sorrendről. Az egész napos összpontosításhoz egy állandó folyamat szükségeltetik amit lelkiismeretesen követünk.

Peter Bregman

Mikor az időgazdálkodásról tartok előadást, mindig a következő kérdéssel kezdem az órát: "Jelentkezzen, aki úgy érzi van olyan, hogy túl sok ideje van és erre az időre nem jut elég teendő!" Tíz év alatt, soha senki nem emelte fel a kezét.

Ez azt jelenti, hogy minden napunkat úgy kezdjük, hogy tudatában vagyunk annak a szomorú ténynek, hogy nap végére egészen biztosan nem fogunk a teendőnk végére érni? Valójában az, hogy hogyan és mivel töltjük időnket, kulcsfontosságú stratégiai döntés. És mégis a legtöbb ember – beleszámítva engem is – rettenetes küzdelmet folytat azért, hogy legalább a legfontosabb dolgokra tudjon nap mint nap összpontosítani.

Lehet, hogy elméletben sokat tudunk arról, hogy osszuk be jól az időnket, de a kihívás, mint oly sokszor, a végrehajtásban rejlik. Hogyan tudhatnánk kizárólag néhány dologra koncentrálni, mikor a nap során oly sok dolog kelti fel és vonja el a figyelmünket?

Szükségünk van valami trükkre.

Időnk helyes beosztásának rituálévá kell válnia. Nem elég következetes egy egyszerű lista vagy egy homályos elképzelés a fontossági sorrendről. Az egész napos összpontosításhoz egy állandó folyamat szükségeltetik amit lelkiismeretesen követünk.

Az alább látható 3 lépés alapján kevesebb mint 18 perc alatt megtervezhetünk egy 9 órás munkanapot.


1. lépés: Állítsuk fel a napi tervet (5 perc)

Mielőtt bekapcsolnád a számítógépet, ülj le egy üres papírral a kezedben, melyre felírod mi tehetné a mai napodat sikeressé. Tűzz ki egy reális célt, amellyel nap végére termékenynek és eredményesnek értékeled majd munkádat. Határidőnaplódban szoríts helyet a feladatoknak, és tedd  a legnehezebbet a nap legelejére.

Tény az, hogy ha valamit igazán akarsz, helyet és időt kell neki találni, másképp nem megy. Hogy egy példát is említsünk: egy tanulmány szerint rábeszéltek egy drogfüggő csoportot az elvonókúrájuk alatt egy esszé megírására. Akik konkrét időpontot jelöltek ki maguknak, 80%-ban teljesítették a feladatot, akik pedig határidő nélkül próbálkoztak, mindössze 53%-ban írták meg az esszét. Tehát ha valamit igazán szeretnél teljesíteni, jelöld ki az időpontját (és vedd is komolyan), máskülönben észre sem veszed és kifutsz az időből.
 

2. lépés: Koncentrálj újra és újra! (óránként egy perc)

Állítsd be az órád, telefonod, számítógéped, hogy emlékeztessen óránként. Mikor csörög, végy egy nagy levegőt, nézz a listádra és tedd fel a kérdést, hogy hasznosan töltötted-e az elmúlt órát. Majd nézz a naptárodra és döntsd el hogyan fogod tölteni az elkövetkezendő órát. Irányítsd a napod óráról órára! Ne hagyd, hogy a napod irányítson téged!
 

3. lépés:  Összegezz! (5 perc)

Kapcsold ki a számítógéped és tekintsd át a napodat. Mi az ami bevált? Mire sikerült fókuszálnod? Mi az, ami esetleg aggasztónak bizonyult? Mi az amit tanultál, ahhoz, hogy a holnapi napod még termékenyebb legyen?   

A rituálék hatékonyságát általában meg lehet jósolni, hisz ugyanazt a dolgot ismételgeted újra és újra, így általában a végeredmény is előrelátható.

Ez az egyszerű módszer segíteni fog, hogy a nap végén, amikor elhagyjuk a munkahelyünket, a napunkat sikeresnek és eredményesnek érezzük majd. A nap végén végül is nem ez a legelső?

Forrás: http://www.psychologytoday.com/blog/how-we-work/201111/18-minute-plan-managing-your-day